ในที่นี้ขอเริ่มต้นด้วยคำว่า "เทคโนโลยี" ก่อนเป็นลำดับแรก ซึ่งแท้จริงแล้วความหมายของคำว่า "เทคโนโลยี" นั้นค่อนข้างกว้าง เนื่องจาก "เทคโนโลยี" ไม่ได้เกี่ยวข้องแต่เพียงกับมนุษย์และเครื่องจักรกลเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงกระบวนการที่เป็นระบบ โดยการนำสิ่งที่เกี่ยวข้องมาประยุกต์ใช้อย่างมีระบบ ซึ่งจะก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพนอกจากนี้ ยังรวมถึงความรู้ ความคิด และการจัดการต่างๆ ด้วยการใช้ความรู้และวิธีการบางอย่างอันเป็นผลจาการค้นคว้า วิจัย โดยอาศัยองค์ความรู้ที่ได้จัดระเบียบดีแล้วก็ถือว่าเป็นเทคโนโลยีเช้นกัน
เทคโนโลยี (Technology) หมายถึง การนำความรู้ทางด้านวิทยาศาสตรฺ์หรือความรู้ด้านอื่่นๆ ที่ได้จัดระเบียบดีแล้วมาประยุกต์ใช้งานในด้านใดด้านหนึ่ง เพื่อให้งานนั้นมีความสามารถและประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
สำหรับคำว่า "สารสนเทศ" มีความหมายดังนี้
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านกระบวนการเก็บรวบรวมและเรียบเรียง เพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ เช่น การนำเสนอยอดขายรายเดือนต่อผู้บริหาร ซึ่งยอดขายรายเดือรนั้นได้มาจากการรวบรวมยอดขายของตัวแทนในแต่ละวัน
เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology ) หมายถึง การนำเทคโนโลยีมาใช้ในงานที่เกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้เป็นสารสนเทศ ซึ่งเทคโนโลยีที่ใช้นั้นจะต้องสนับสนุนการทำงานตั้งแต่การนำเข้า การจัดเก็บการจัดการ การป้องกัน การสื่อสาร และการค้นคืนสารสนเทศ โดยจะต้องผสมผสานเทคโนโลยีต่างๆ เข้าด้วยกันได้อย่างลงตัวจะจึงช่วยให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพได้
องค์ประกอบของเทคโนโลยีสารสนเทศ
ระบบงานส่วนใหญ่ ได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ประมวลผลสารสนเทศ เริ่มตั้งแต่การนำเข้าข้อมูล การจัดเก็บ การจัดการ และอื่นๆ เพื่อให้กลายเป็นสารสนเทศได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และแม่นยำ ก่อให้เกิดประโยชน์มากมายต่อองค์กรซึ่งจะต้องประกอบไปด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้
ฮาร์ดแวร์ (Hardware) ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ต่อพวง สื่อบันทึกข้อมูล อุปกรณ์แสดงผล ฯลฯ ปัจจุบันอุปกรณ์เหล่านี้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นมาก ทำให้การประมวลผลสารสนเทศรวดเร็วมากขึ้น และสามารถรองรับกับปริมาณข้อมูลที่เพิ่มมากขึ้นได้เป็นอย่างดี
ซอฟต์แวร์ (Software) ได้แก่ การผสมผสานระหว่างซอฟต์แวร์ทุกประเภท อันจะนำไปสู่ซอฟต์แวร์ของระบบการประมวลผลสารสนเทศ ตั้งแต่การนำเข้าข้อมูลไปจนถึงการแสดงผลลัพธ์บนสื่อชนิดต่างๆ ตลอดจนซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้สามารถติดต่อสื่อสาร เพื่อแลกเปลี่ยนสารสนเทศระหว่างกันได้
การสื่อสารข้อมูลและเครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ (Data Communication and Network Computer) ได้แก่ การเชื่อมต่อเครื่อข่ายชนิดต่างๆ ที่จะทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ในสถานที่ต่างกันสามารถติดต่อสื่อสารเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลและสารสนเทศระหว่างกันได้
การจัดเก็บข้อมูลลงไฟล์และฐานข้อมูล (File and Databass) เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้สื่อสารบันทึกข้อมูลสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ โดยอาจบันทึกไว้เป็น “File” หรือ “Databass” ซึ่งการจัดเก็บในลักษณะนี้ จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการเก็บข้อมูลในลักษณะต่างๆ เพื่อสร้างสารสนเทศตามต้องการได้อย่างงานดาย
